Article 1 : Préambule

Dans le cadre de l’article 1 des statuts de la Société, la SELF impulse l’organisation d’un congrès annuel et peut accorder son parrainage à certaines manifestations. Ce Congrès est dénommé à titre principal « Congrès de la SELF » précédé d’un numéro d’ordre dans la chronologie des Congrès.

Article 2 : Congrès de la SELF – Missions

Le rôle du congrès est de :

• Favoriser la rencontre et les interactions entre les ergonomes ou des personnes travaillant dans des disciplines connexes (médecine du travail, prévention des risques professionnels, etc.), membres ou non-membres (y compris étrangers) de la SELF ;
• Rassembler la diversité des recherches et des pratiques en ergonomie en faisant le point sur l’état des connaissances et des méthodes, utiles à son développement pratique et scientifique ;
• Faire connaître l’ergonomie, son caractère scientifique et son intérêt pratique auprès des structures de recherche et d’enseignement, des administrations, des entreprises, des organismes professionnels, des syndicats, des médias, etc. ;
• Faire connaître l’importance, la qualité et l’originalité des activités des membres de la SELF au niveau international, auprès d’autres Sociétés d’Ergonomie, dont notamment la FEES (Fédération Européenne des Sociétés d’Ergonomie) et l’IEA (Association Internationale d’Ergonomie) ;
• Contribuer au financement des activités de la SELF.

Article 3 : Congrès de la SELF – Procédure de délégation

La SELF peut déléguer l’organisation du congrès annuel. Le Conseil d’Administration (CA) de la SELF procède à un appel à proposition d’organisation du congrès, au plus tard dans l’année qui précède. Le CA reçoit les propositions d’organisation et procède à leur instruction (analyse de la thématique originale proposée, composition du comité d’organisation et du comité scientifique). Le CA communique ses remarques aux proposants et donne son accord à un projet. La délégation est votée par le CA suite à la présentation du projet et à la signature de la présente charte d’organisation.

Le CA se réserve le droit d’organiser lui-même le congrès lorsque les propositions adressées ne sont pas retenues ou à l’occasion d’événements exceptionnels. Dans ce cas, le CA charge une ou plusieurs personnes de l’organisation du congrès annuel.

Un groupe de suivi du congrès de l’année, constitué de 4 à 6 membres du CA, est délégué auprès des comités d’organisation et scientifique du congrès de l’année, et participe au travail de préparation.

Ce groupe de suivi du CA, en travaillant de concert avec les comités d’organisation et scientifique, est une ressource pour le montage du projet et s’assure que l’organisation scientifique et matérielle du congrès est conforme aux orientations de la SELF.

Le ou la présidente ainsi que le ou la trésorière sont des membres d’office de ce groupe de suivi. Une attention particulière sera portée à la composition de ce groupe de suivi, afin que soit représentées et défendues la place de l’international ainsi que celle de la diversité des pratiques et des recherches en ergonomie. Les liens avec la communication de la SELF seront privilégiés dans la composition de ce groupe.

Les comités d’organisation du congrès et le groupe de suivi CA se réuniront régulièrement dans l’année qui précède le congrès.

Au cours de l’année qui précède le congrès, les organisateurs exposent lors des réunions du CA, à sa demande et à minima deux fois au cours du premier semestre de l’année du congrès, les choix organisationnels et scientifiques des comités mis en place. Ces présentations peuvent être faites à distance (conférence téléphonique) sur la base d’un support écrit.

Une avance financière, dont le montant est défini entre les parties, peut être faîte par la SELF sur la base d’une demande argumentée du comité d’organisation. Cette avance fait l’objet d’un remboursement à l’issue du Congrès.

Article 4 : Congrès de la SELF – Structure, thèmes et critères de délégation

La structure des congrès de la SELF s’articule autour (1) des thèmes et des sous-thèmes des congrès de la SELF, qui recouvrent la diversité des recherches et des pratiques en ergonomie et (2) d’une thématique originale du congrès choisie par les organisateurs locaux, qui donne la coloration spécifique du congrès.

Cette structure des congrès de la SELF vise à faire du congrès un lieu d’échange ouvert et régulier pour l’ensemble de nos adhérents.

Les 11 thèmes des congrès et leurs sous-thèmes de la SELF sont :

• Santé au travail et risques professionnels : prévention Troubles Musculo Squelettiques (TMS), Risques Psychosociaux (RPS), Qualité de Vie au Travail (QVT), pénibilité, toxicologie, accidents du travail

• Organisation du travail : organisation du travail, temps de travail, management, activités collectives, espaces de discussion ou de débat sur le travail (EDT), confiance, qualité.

• Recherches et pratiques de l’intervention en ergonomie : démarches, méthodes, outils, interdisciplinarité, collaboration interprofessionnelle, positionnement, métier, frontières.

• Ergonomie et innovations : créativité, ergonomie du produit, expérience utilisateur (UX design), innovations technologiques, organisationnelles et sociales

• Ergonomie et technologies : interfaces numériques, environnements virtuels, systèmes complexes, serious game, exosquelettes, Intelligence Artificielle, Travail 4.0

• Fiabilité humaine et organisationnelle : facteur humain, sécurité, erreur humaine, risques, résilience, performance.

• Populations au travail : âge, expérience, genre, diversité, culture, handicap, précarité.

• Ergonomie et société : environnement, développement durable, éthique, démocratie, politique, big data, règlementation, droit.

• Espaces et travail : architecture, territoires, urbanisme.

• Ergonomie, apprentissage et formation : conception de situations de formation, formation initiale, formation continue des salariés et des ergonomes.

• Ancrages et diffusion de l’ergonomie : développement de l’ergonomie dans les organisations, les entreprises et les territoires.

Une thématique originale, propre à l’équipe organisatrice, sera également proposée.

Il est à mentionner que les soumissions (de communications, de symposiums, de tables rondes, etc.) pourront au choix :

• répondre à la thématique originale du congrès proposé par les organisateurs,
• s’inscrire dans un ou plusieurs des 11 thèmes et sous-thèmes des congrès de la SELF,
• ou articuler la thématique originale avec, a minima, un de ces thèmes.

Ainsi, l’évaluation des propositions d’organisation du congrès se fonde sur l’intérêt de la thématique originale proposée par les organisateurs, donnant la coloration du congrès, ainsi que sur les possibilités d’articulation et de maillage de cette thématique avec les thèmes des congrès de la SELF.

Il sera tenu compte également de la faisabilité pratique, notamment en regard des soutiens institutionnels, de l’accès au lieu du congrès, etc.

Dans la mesure du possible, les congrès pourront être organisés dans un autre pays que la France, le critère principal restant la crédibilité et l’intérêt du projet.

Article 5 : Congrès de la SELF – Comité d’organisation

Le comité d’organisation définit, en accord avec le CA de la SELF : la thématique originale du congrès avec une première proposition de maillage avec la liste des 11 thèmes de la SELF ; les modalités de présentation et de discussion des travaux ; l’appel à communication ; les intervenants invités ; le comité scientifique (dans lequel il est représenté) ; la procédure d’évaluation et les regroupe en fonction des thèmes choisis.

Les affiches du congrès seront disponibles au plus tard 2 mois après le congrès de l’année précédente pour diffusion auprès d’une liste de destinataires prédéfinie par la SELF. Cette diffusion sera assurée soit par les organisateurs (fichier transmis par la SELF), soit directement par la SELF.

L’appel à communication doit être diffusé avant la fin de l’année civile n-1. Le comité d’organisation recevra de la SELF un fichier comportant les coordonnées postales des adhérents à la SELF et des partenaires y compris leur adresse mail adoptée pour les envois de la SELF.

Le comité d’organisation est chargé des aspects matériels et logistiques. Il respecte les règles suivantes :

• Coût modéré des inscriptions et modulation de ces coûts en fonction du statut des participants, une attention particulière est portée au statut des demandeurs d’emploi, des étudiants et des retraités (sous réserve de la présentation d’un justificatif) ;
• Appel à des ressources financières publiques et privées à condition qu’elles n’exercent aucune influence sur l’indépendance des travaux du congrès et que leurs expressions graphiques et audiovisuelles s’effectuent dans des lieux distincts de ceux prévus pour les présentations des travaux des congressistes ;
• Temps de débat suffisant entre les communications (à minima 15’ de présentation et 10’ de question) ;
• Introduction par les présidents de session du thème et éventuellement synthèse in fine des échanges ;
• Temps de pauses et de convivialités durant le congrès pour favoriser les rencontres entre les participants ;
• L’Assemblée Générale de la SELF est positionnée en plénière et en début d’après-midi, afin de permettre à tous les participants au congrès d’y assister, en général le 2ème jour du congrès ;
• Fin de congrès pas plus tard que le début/milieu de l’après-midi du dernier jour afin de permettre aux participants de prendre un train ou un avion le soir-même sans avoir à partir avant la clôture du congrès ;
• Présentation du préprogramme au moins 3 mois avant le congrès qui pourra être affiné par la suite. La présentation du préprogramme doit arriver en amont de la clôture des inscriptions anticipées ;
• Diffusion du programme final 2 mois avant le congrès.

Le site web de la SELF est le lieu principal pour la publicité et l’information concernant le congrès. Les organisateurs sont tenus de se conformer au modèle figurant dans le guide des congrès pour la présentation des rubriques et contenus concernant le congrès de la SELF.

A côté de cela, les organisateurs peuvent créer un site web dédié au congrès (comme pour la prise en charge de la logistique tel les inscriptions, la gestion des propositions de communication, etc.).

Le site web de la SELF assurera un lien et une publicité du congrès vers le site des organisateurs. La newsletter « SELF Express » réservera dans l’année qui précède des annonces qui devront être alimentées par le comité d’organisation afin de développer les thématiques du congrès.

Si le comité d’organisation envisage la captation sonore et/ou visuelle des conférences plénières, les supports numérisés seront alors transmis à la SELF qui pourra en assurer une diffusion sur son site et une conservation dans ses archives (avec l’autorisation des intervenants).

Le programme est validé par le Conseil d’Administration avant sa mise en ligne sur le site internet ou sa diffusion par quelque voie que ce soit.

Article 6 : Congrès de la SELF – Comité Scientifique

Le comité scientifique est composé de personnes reconnues compétentes en ergonomie ou dans des disciplines connexes. Le comité scientifique peut être subdivisé en autant de sous-comités correspondants aux différents thèmes et domaines de l’ergonomie abordés lors du Congrès. L’ensemble des sous-comités sera néanmoins dirigé par un président unique qui assurera le lien entre eux et la cohérence de leur fonctionnement.

Sa composition est distincte de celle du comité d’organisation et doit refléter la diversité des formes de pratiques en ergonomie (recherche, enseignement, entreprise, industrie, etc.). Le comité scientifique peut retenir des contributions aussi bien de recherche que pratiques. Pour chaque type de contribution, le comité scientifique explicitera les critères d’évaluation qu’il appliquera lors de la sélection. Le comité scientifique doit veiller à la rigueur du processus d’évaluation et de sélection des soumissions.

Les modalités d’expertise des communications devront respecter les modalités suivantes :

• Première lecture des propositions de textes anonymisés, par au moins deux membres du comité scientifique, selon la grille d’évaluation proposée par la SELF.
• Remise des évaluations argumentées des deux lecteurs. En cas de désaccord, un lecteur supplémentaire est requis.
• Si l’acceptation de la communication est réalisée sous conditions de modifications, celle-ci fait l’objet d’une deuxième lecture avec les mêmes modalités que la précédente pour décision finale.

Les membres du Réseau des Jeunes Chercheurs en Ergonomie (RJCE) sont sollicités pour participer à l’expertise en tant que 3ème relecteur (uniquement pour les communications acceptées sous conditions de modifications par les 2 premiers lecteurs avec validation du comité scientifique). Cela constitue un exercice formateur pour ces futurs chercheurs et cela permet aux auteurs de bénéficier d’une 3ème relecture. Pour cela, quatre conditions sont à respecter :

• qu’ils aient terminé leur 1ère année de thèse ;
• que les organisateurs du congrès se rendent disponibles pour une formation courte à l’expertise  (2-3h) destinée aux membres du RJCE qui y participent ;
• partager (de manière anonyme) les expertises des deux premiers lecteurs après que les communications soient définitivement acceptées (et après que les membres du RJCE aient envoyé leur expertise) ;
• attribuer, dans la mesure du possible, aux jeunes chercheurs, des communications en lien avec leurs thèses. Pour cela un ensemble de mots-clés par participant est communiqué par le RJCE.

Le comité de programme peut avoir recours à des membres désignés du Conseil d’Administration en cas de désaccord en son sein ou de contestations extérieures sur l’expertise des soumissions.

Les délais d’envoi des communications par leurs auteurs et les retours des évaluations du comité scientifique aux auteurs doivent être respectés.

Le retour définitif aux auteurs doit être fait au plus tard 3 mois avant le Congrès afin de laisser un temps suffisant pour les inscriptions.

Article 7 : Congrès de la SELF – Conditions d’accès

Les congrès sont ouverts à toute personne qui en fait la demande à titre personnel et s’inscrit suivant les règles définies par le comité d’organisation.

Les organisateurs doivent minimiser les frais d’inscription des étudiants afin de faciliter leur participation et prévoir une procédure d’examen des demandes d’inscription à tarif réduit.

Une attention particulière pourra être portée aux congressistes des pays en voie de développement, afin de leur proposer des conditions financières d’accès compatibles avec leur niveau de vie. Ce point reste à l’appréciation du comité d’organisation.

La soirée de gala fait l’objet d’une inscription distincte de l’accès au Congrès. Les organisateurs sont invités à envisager une manifestation qui privilégie la convivialité et l’accessibilité en termes de tarifs pour l’ensemble des congressistes et leurs invités.

Le comité d’organisation devra présenter une comptabilité distincte pour l’organisation du congrès et pour la soirée de gala.

Article 8 : Congrès de la SELF – Reversement

À l’issue du Congrès, les organisateurs versent à la SELF :

• Pour chaque inscrit au congrès non adhérent à la SELF une somme correspondant à 125% du montant de la cotisation annuelle ;
• Pour chaque inscrit au congrès adhérent à la SELF une somme correspondant à 25% du montant de sa cotisation annuelle.

Si le nombre d’invitations reste à l’appréciation des organisateurs, il est rappelé que celles-ci devront être justifiées et ne pas compromettre l’équilibre financier du congrès.

Article 9 : Congrès de la SELF – Publication des travaux

Les organisateurs du Congrès doivent rendre disponibles les communications présentées sous des formes appropriées (actes, fichiers numériques sur support multimédia, publications ultérieures). Les organisateurs du congrès transmettent au secrétaire général de la SELF les actes, affiches, programme, publications ultérieures et le cas échéant, les articles ou revues de presse, les enregistrements audio/vidéo, afin qu’ils soient référencés dans les archives de la SELF.

Une copie complète des actes du Congrès sera transmise à la SELF au plus tard 3 mois après la fin du Congrès sous une forme numérisée. Les actes seront publiés et accessibles sur le site Web de la SELF.

Par ailleurs, le comité d’organisation doit traiter les demandes de valorisation des publications et communications formulées par la SELF dans le cadre de ses relations avec les revues (notamment : Activités, le Travail Humain) et les bibliothèques numériques (Ergonomic Abstracts).

Article 10 : Congrès de la SELF – Activités de la SELF et d’ARTEE

L’Assemblée Générale de la SELF se tient durant le Congrès, de même que deux réunions de son CA et une réunion du CA d’ARTEE. Les organisateurs doivent réserver un temps et un lieu à cet effet, dont le financement reste à leur charge. Le comité d’organisation tiendra compte des recommandations du Conseil d’Administration de la SELF quant au positionnement de ces différentes réunions dans le planning du congrès.

Les organisateurs doivent convenir avec le Conseil d’Administration de la SELF des actions en cours au sein de la SELF auxquelles le Congrès pourrait ménager une place, sous forme de stand, de session spécialisée, communication, exposition ou toute autre forme jugée adéquate.

Des espaces particuliers d’accueil et d’exposition doivent être mis gracieusement à la disposition de la SELF. A minima, un stand avec connexions électriques et internet est attendu.

Article 11 : Congrès de la SELF – Bilan

Le Comité d’organisation est chargé de veiller au bilan du Congrès. Celui-ci est établi en fonction des objectifs fixés au Congrès. Ses modalités précises sont présentées au Conseil d’Administration et validées par celui-ci. Le recueil des données émanant des congressistes est fait par questionnaire anonyme papier ou en ligne (site web du congrès). Le bilan doit concerner le contenu et l’organisation matérielle du Congrès. Il est transmis et présenté lors de la réunion du Conseil d’Administration de la SELF suivant le Congrès par le Président du Comité d’organisation.

La soirée traditionnelle de Gala du congrès fait l’objet d’un bilan technique et financier distinct du bilan organisationnel et comptable du congrès.

Article 12 : Parrainages

Le Conseil d’administration de la SELF (ou son bureau) peut accorder son parrainage à des manifestations dans les conditions suivantes :

• La manifestation doit avoir un lien avec les objectifs de l’association ;
• La demande doit être faite suffisamment tôt pour que le CA puisse se prononcer ;
• Les annonces de la manifestation et les actes doivent faire apparaître le parrainage de la SELF et son logo ;
• Une inscription gratuite doit être mise à disposition de la SELF par les organisateurs ;
• Les actes doivent être fournis à la SELF.

Les demandes de parrainage sont faites par écrit et font l’objet d’une convention précisant les engagements réciproques conclus entre la SELF et les organisateurs de la manifestation parrainée. La SELF accorde une place privilégiée aux manifestations parrainées dans l’ensemble de ses moyens de diffusion. Un compte-rendu peut être publié sur ces mêmes supports à l’initiative des organisateurs de l’événement.