Le présent règlement définit les modes de fonctionnement des instances de la SELF, les modalités de gestion des adhésions, les activités. Ce règlement complète les Statuts de la SELF et les opérationnalise.

Le règlement intérieur de la SELF est établi par le Conseil d’Administration et est soumis à l’approbation de l’Assemblée Générale de la SELF. Il peut être modifié pour s’adapter aux circonstances. Les modifications sont proposées par le Conseil d’Administration qui les soumet à l’approbation de la plus proche Assemblée Générale.

(complète l’article 10 des statuts)

La composition, la fréquence de réunion et la fonction de l’Assemblée Générale de la SELF sont définies à l’article 10 des statuts. Les membres participants sont convoqués aux réunions, par le Secrétaire Général, au moins trente jours avant la date de réunion fixée.

L’Assemblée Générale Ordinaire, siégeant dans les conditions prévues à l’article 10 des statuts de la SELF, ne peut valablement délibérer que si le quart des membres ayant le droit d’y assister, au moins, est réuni à l’ouverture de la séance.

Si elle ne réunit pas ce nombre, une Assemblée Générale Extraordinaire est convoquée avec le même ordre du jour que la précédente dans un délai déterminé par le Conseil d’Administration, et délibère valablement quel que soit le nombre des membres présents.

Les décisions de l’Assemblée sont prises à la majorité simple (50% plus un) des suffrages exprimés.

(complète l’article 6 des statuts)

Tous les membres actifs de la Société peuvent poser leur candidature au Conseil d’administration (CA), à l’exception des membres déjà élus dont le mandat est en cours ou des membres qui se trouvent dans la période de non rééligibilité de trois ans après avoir accompli deux mandats successifs.

Tout membre de la SELF désirant entrer au Conseil ou désirant obtenir un second mandat adresse une lettre au Secrétaire Général après diffusion de l’appel aux candidatures. Le secrétaire général annonce chaque année aux membres la date limite d’envoi des lettres de candidature. Celles-ci sont portées à la connaissance des membres.

Tous les électeurs reçoivent la liste des membres éligibles, la liste des candidats, leur lettre de candidature, et une information sur les modalités du scrutin. Le dépouillement du vote et la proclamation des résultats sont effectués au cours de l’Assemblée Générale.

(complète l’article 6 des statuts)

Les rôles du Conseil sont de :

• opérationnaliser le projet d’activités adopté par l’Assemblée Générale et, à cette fin, d’adopter des Règles de fonctionnement, de procéder à un partage des tâches (Commissions, délégations, etc.) et de recevoir rapport des activités qui en découlent ;
• de dégager par ses délibérations les priorités de la SELF en vue d’un nouveau projet d’activités ;
• de prendre les initiatives nécessaires à la promotion de l’ergonomie.

Le Conseil se réunit dans les conditions fixées à l’article 8 des statuts. Les membres sont convoqués par lettre du Secrétaire Général, indiquant l’ordre du jour et précisant la date, l’heure et le lieu de la réunion. A chaque réunion, une liste des membres présents est établie. Les présences et les absences sont portées, par le Secrétaire Général, au procès-verbal de la réunion. Un relevé des décisions prises au CA sera régulièrement communiqué aux membres.

Il est rédigé un procès-verbal de chaque réunion par le Secrétaire Général qui le signe et le fait approuver et signer par le Président. Le procès-verbal est transmis à tous les membres.Un membre empêché d’assister à une réunion peut, par procuration, déléguer ses pouvoirs à un autre membre, nommément désigné, en faisant parvenir en temps utile une lettre au Président.

Des absences répétées aux réunions du CA, ou une implication insuffisante dans les tâches allouées à un administrateur peuvent conduire le CA à demander sa démission à l’administrateur concerné. Notification lui en est faite par écrit par le Président.

Les décisions du Conseil d’administration se prennent à la majorité simple (50% plus un) des membres présents ou représentés par procuration. Sur une question donnée, le scrutin secret est de règle si au moins un des membres en fait la demande.

En cas d’urgence, et sur décision du bureau, des votes peuvent être organisés, entre les réunions du CA, par courriel expédié au Secrétaire Général et au Président. Pour qu’une motion soit retenue, elle doit être approuvée par la moitié plus un des Administrateurs, dans le délai fixé. Les décisions prises par vote électronique sont portés au compte-rendu du CA suivant.

(complète l’article 6 des statuts)

Le Bureau est élu lors de la première réunion du Conseil d’Administration qui suit l’Assemblée Générale. L’élection du Président de l’Association est présidée par un membre du Conseil qui n’est pas candidat à ce poste. Le Président d’élection fait appel aux candidatures et procède au vote. Une fois le Président élu, celui-ci entre en fonction et fait procéder au vote, dans l’ordre, pour les postes des Vice-présidents, du Trésorier et du Secrétaire Général.
Sont élus au Bureau les candidats qui obtiennent la majorité simple (50% plus un) des suffrages exprimés.

Le rôle du Bureau est de préparer les délibérations du Conseil et de faire le suivi de l’ensemble des activités de la SELF.
Le Président représente l’Association en toutes circonstances. Il assure la planification et la coordination générale des activités de la SELF, du Conseil et du Bureau. Il soumet pour approbation annuellement au conseil, le rapport et les projets d’activité. En cas d’empêchement, le Président peut déléguer tout ou partie de ses pouvoirs à un des Vice-présidents.
Le rôle des Vice-présidents est d’assister le Président dans la planification et le suivi des activités de l’Association, en particulier de ses Commissions et des Délégués.
Le Trésorier est responsable, devant le Conseil d’Administration, de la gestion financière de la SELF. Il soumet pour approbation annuellement au Conseil un rapport financier et les prévisions budgétaires. Il fait le recouvrement des sommes dues à l’association et signe toutes les quittances.
Le Secrétaire Général a la charge des archives et du registre légal. Il tient à jour le fichier des membres. Il établit les procès-verbaux des séances du Conseil et des Assemblées Générales et les signe, après leur approbation, avec le Président.

(complète l’article 8 des statuts)

Des commissions, dont le principe est prévu à l’article 8 des statuts, sont constituées à l’initiative du Conseil d’Administration. Le rôle et le mandat d’une commission sont définis par le CA, dans le cadre des buts de l’association et des règles générales de fonctionnement des commissions. Le Conseil se réserve la possibilité de décider, à tout moment, de mettre un terme à l’existence d’une commission.

Les créations de commissions et le bilan de leur travail sont régulièrement communiqués aux membres de l’association et au moins une fois par an, lors de l’Assemblée Générale

Le Conseil peut confier une mission spécifique à un Délégué choisi dans son propre sein ou parmi les membres actifs de la SELF, lorsque la tâche ne requiert pas la formation d’une Commission. Cette mission s’inscrit dans le cadre des règles générales des délégations, définies au Conseil d’Administration.

Le Conseil se réserve la possibilité de décider, à tout moment, de mettre un terme à une telle délégation. La création de ces postes est annoncée dans le Bulletin. Les Délégués font rapport de leurs activités au Conseil, selon les termes de leur mandat.

Le bilan du travail des délégués est présenté à l’Assemblée Générale.

Le remboursement de frais afférents à des missions au service de l’association peut être envisagé en conformité avec la réglementation fiscale.

Les frais couverts sont ceux qui ont été encourus dans l’exercice de leurs fonctions par tout administrateur de la SELF et par toute personne effectuant une tâche confiée par le Bureau ou le Conseil. Les remboursements sont effectués conformément aux règles générales définies par le Conseil d’Administration.

Le patrimoine de l’Association répond des engagements contractés en son nom, sans qu’aucun des membres actifs ou des membres du Conseil d’Administration puisse être personnellement responsable de ces engagements.

Tout candidat à un titre de membre est réputé adhérer aux Statuts et au Règlement Intérieur de la SELF.
Le titre de membre est effectif pour le candidat au moment du versement de la cotisation.

(complète l’article 3 des statuts)

Les candidats au titre de membre actif demandent un dossier de candidature au délégué au recrutement et renvoient à celui-ci leur dossier renseigné.

Ils doivent satisfaire à deux au moins des critères suivants :

• avoir suivi une formation qualifiante en ergonomie,
• exercer une activité professionnelle de recherche, d’enseignement ou de pratique en Ergonomie,
• avoir contribué au développement de l’Ergonomie, attesté par des publications dans le domaine.

Toutefois, des candidatures ne répondant pas à ces critères pourront être retenues, si la notoriété professionnelle ou scientifique dans un domaine en rapport étroit avec l’Ergonomie est établie.

Chaque dossier comprend deux lettres de parrainage provenant de deux membres actifs n’appartenant pas à la même structure. Ces lettres doivent être circonstanciées et formuler un avis détaillé sur les activités ergonomiques du candidat.

Le Conseil statue sur la recevabilité de la candidature lors de sa réunion qui suit la complétion du dossier.

Les nouveaux membres actifs sont présentés à l’Assemblée Générale qui suit leur admission.

Les membres de cette catégorie ont le droit de vote. Ils acquitteront une cotisation annuelle et recevront toute la documentation diffusée par la Société. Ils bénéficieront d’une réductions des frais d’Inscription au Congrès annuel de la SELF.

(complète l’article 3 des statuts)

Le titre de correspondant peut être donné aux personnes physiques qui ne remplissent pas, ou pas encore, les conditions requises pour être agréées comme membres actifs, mais qui sont néanmoins intéressées par l’ergonomie.
Le titre de correspondant étudiant peut être donné aux personnes physiques qui sont inscrites dans un programme de formation universitaire et en fournissent une attestation officielle.

Les candidats à ces titres demandent un dossier de candidature au Délégué au recrutement et renvoient à celui-ci leur dossier renseigné. Le Délégué statue sur la recevabilité de la candidature et informe le Conseil lors de sa réunion qui suit la complétion du dossier.

Les membres de cette catégorie n’ont pas le droit de vote. Ils acquitteront une cotisation annuelle et recevront toute la documentation diffusée par la Société ; ils auront droit à une réduction des frais d’inscription au Congrès annuel.

Le titre de membre institutionnel peut être accordé par le Conseil d’Administration à tout organisme désireux de contribuer au développement de l’ergonomie et qui en fait la demande auprès du Président. Les modalités d’accès à ce titre sont définies par le Conseil.

(complète l’article 4 des statuts).

Tout membre actif , tout correspondant, correspondant étudiant ou membre institutionnel qui « utiliserait » son titre ou les activités de la SELF comme référence professionnelle vis-à-vis de tiers ou comme arguments de publicité, serait passible d’un avertissement de la part du Conseil d’Administration pouvant aller jusqu’à la radiation du dit membre.
Toute non-observance des Statuts ou du Règlement Intérieur peut entraîner la même sanction.

Les cotisations sont payables dans le mois qui suit l’adhésion et par la suite dans le mois qui suit la réception de l’appel aux cotisations lancé par le Trésorier.
La cotisation des membres qui ont cessé temporairement ou définitivement leur activité professionnelle est réduite de moitié. En outre, certaines modulations du montant des cotisations peuvent être décidées par le Conseil d’Administration, au cas par cas.

En application de l’article 5 des statuts, le non-paiement de sa cotisation au-delà de un an entraînera la suspension des services au membre, tandis qu’un retard de deux ans entraînera sa radiation automatique. La réintégration d’un membre en tel cas passe par une nouvelle candidature.

Le conseil d’administration définit les règles générales relatives à l’organisation des manifestations scientifiques ou professionnelles dans lesquelles l’association est impliquée.
Il veille à l’application de ces règles par les organisateurs de ces manifestations.

La SELF organise, entre autres manifestations, un Congrès annuel visant à faire le point sur l’état de l’ergonomie et à en faire la promotion. Cette manifestation se tient conformément aux règles générales mentionnées à l’article 17.

Toute co-organisation par la SELF ou tout parrainage de manifestations publiques ou privées, telles que congrès, colloques, expositions, conférences, etc. doit être défini selon les règles générales mentionnées à l’article 17.

La SELF publie un bulletin périodique qui vise à diffuser des informations sur les activités et les développements en ergonomie. Le conseil d’administration définit les règles générales de production de ce bulletin et confie la responsabilité de son élaboration à un administrateur.

La SELF édite un site Internet visant l’information de ses membres, leur mise en rapport avec les réseaux d’activité ergonomique à travers le monde de même que la promotion de l’ergonomie. Le contenu de ce site est élaboré conformément aux règles adoptées par le conseil d’administration.